Les archives sont des documents qui retracent le passé d’une entreprise. Ce peut être des ébauches de factures, d’anciens contrats, ou des évaluations en tout genre, etc. Selon le genre, il existe plusieurs techniques d Archivage document pour les entreprises. Une chose est sûre : elles sont d’une importance capitale pour le développement de votre activité.
Apprendre du passé
Les archives sont avant tout des traces de votre vie passée. Elles vous permettre de prouver vos années de métier dans votre domaine d’activité, mais aussi d’apprendre de vos erreurs et de vos réussites passées.
Combien d’entreprises servent aujourd’hui des produits et des prestations qui ont fait leur gloire il y a quelques années? Et combien s’inspirent de leurs anciennes réussites pour peaufiner de nouvelles prestations. C’est sur la base des archives que ce genre de travail se fait.
Réutiliser les données passées
Les archives sont des données qui datent du passé. Ce peut être des chiffres, des informations, des contacts, des caractéristiques, etc. Mais en tous les cas, ce sont des données que vous pouvez réutiliser dans le présent afin d’assurer le développement de votre entreprise.
Par exemple, sur la base de leurs archives les grandes enseignes relancent leur meilleur client et leur meilleur prospect. Et c’est également en fonction des informations contenues dans ce genre de document que vous pouvez varier les cadeaux à proposer à vos meilleurs clients et à vos anciens clients afin de les fidéliser. À chacun ses manières de procéder.
Une obligation juridique
Mais surtout, la conservation des archives est une obligation juridique des entreprises. En effet, il existe un délai légal de conservation à respecter. Par exemple, pour tous les contrats qui impliquent votre entreprise et une autre ou un tiers, il faudra les garder 5 ans minimum selon le Code de commerce. Ce sera de 3 ans pour toutes les déclarations en douane; 2 ans pour les contrats de garantie et pour les assurances d’entreprises, etc.
Au-delà de ces délais, bien évidemment, vous avez le droit de détruire vos archives. Attention toutefois, ce n’est pas quelque chose qui se fait aux hasards. Il y a, encore une fois, des normes à respecter.
Les archives numériques: la nouvelle tendance
Afin de faciliter la gestion des archives, dans la majorité des cas, les entreprises optent pour des systèmes numériques. C’est plus sécurisé de surcroit. En effet, un stockage numérique et virtuel ne peut bruler ou se perdre comme c’est le cas des documents papier. Vous pouvez toujours y accéder de n’importe où. C’est le cas notamment des systèmes de stockage en ligne. Et c’est pratique. Et plusieurs entreprises vous proposent des espaces de plusieurs To pour vous aider dans l’archivage de vos documents.
L’archivage numérique est la nouvelle tendance actuellement. Que vous soyez une grande ou une petite entreprise, c’est une excellente solution. Et c’est d’autant plus le cas que les Codes de commerce, Code des assurances et la nouvelle loi sur la consommation ne précise pas les moyens utilisés pour la réalisation des archives, mais uniquement les délais à respecter.
