Les organisations sont des espaces où interagissent des personnes, des processus, des technologies, etc. Le défi consiste à réaliser une bonne intégration entre tous ces éléments afin que chacune des pièces qui constituent le moteur de l’organisation s’emboîte correctement. Cela n’est possible qu’avec une compréhension approfondie de l’espace. De cette façon, vous pourrez générer le mouvement nécessaire, en tirant parti des ressources et de l’interconnexion de toutes les pièces. Deux des éléments les plus importants dans l’entreprise sont, d’une part, les processus et, d’autre part, les ressources disponibles. Il est donc nécessaire de s’assurer qu’ils sont correctement gérés.
Pourquoi optimiser les processus et les ressources ?
Si vous regardez dans le passé, les changements qui ont eu lieu ont eu pour origine la volonté d’atteindre une plus grande efficacité dans les processus et les ressources utilisés. Un exemple est la révolution industrielle, où le progrès technologique a conduit à une augmentation significative de la capacité de production. Cela a réduit le temps de fabrication, et a laissé place à la production de masse. Par conséquent, via des outils pratiques comme ce logiciel de gestion d’interventions Praxedo, les tâches complexes sont simplifiées en plusieurs opérations simples. Mais, si vous vous arrêtez un instant pour y réfléchir, il n’y a pas que ce besoin dans le monde des affaires. Dans la vie quotidienne, tout le monde cherche également des moyens d’être plus efficaces. Il est très important d’être clair sur ce que vous voulez, mais surtout sur la manière d’y parvenir. Il faut utiliser les ressources de manière efficace.
L’optimisation vise à améliorer les résultats de ce que vous faites. Par conséquent, l’optimisation des processus et des ressources a pour objectif d’établir des actions d’amélioration dans les tâches qui interviennent dans l’élaboration du produit et/ou du service que vous offrez. Cette approche est extrêmement importante car les actions d’amélioration doivent toujours être axées sur la recherche de l’excellence.
Clés de l’optimisation des processus et des ressources
Identifier le processus et les ressources nécessaires
Dans cette première phase, vous devez définir le processus et établir quelles sont les ressources nécessaires pour le mener à bien, comme les matériaux utilisés, le temps utilisé, le coût, les personnes impliquées, etc.
Décomposer le processus en actions
Dans cette phase, l’objectif est de diviser les étapes qui composent le processus en petites actions, c’est-à-dire les entrées et les sorties du processus. Il est important de connaître et de saisir chacune des étapes impliquées et l’interaction entre elles. Cela vous donnera un plus grand contrôle et vous aidera à prendre de meilleures décisions pour l’amélioration.
Établir des indicateurs clés de performance pour les actions clés du processus.
Les KPI sont des indicateurs de mesure axés sur l’obtention d’une amélioration de l’efficacité du processus. Ce qui garantit une vision objective de la situation. En bref, si vous voulez vous améliorer, vous mesurer.
Analyser les données et prendre les décisions appropriées
Analyser les résultats obtenus à partir des indicateurs de mesure établis dans la phase précédente. La comparaison entre ceux-ci et les données initiales vous fournit les informations nécessaires pour prendre la bonne décision quant aux actions d’amélioration nécessaires.
Effectuer un suivi continu
Fixez des dates dans le calendrier pour l’évaluation continue, le retour d’information sur la situation, la collecte et l’analyse des incidents qui ont pu se produire, ainsi que les contributions qui permettent l’amélioration. L’objectif dans cette phase est de faire les réajustements nécessaires pour que, dans tous les cas, vous atteignez l’objectif principal, l’optimisation.
En conclusion, il s’agit d’établir une feuille de route qui sert à vous situer, en mettant en œuvre un plan d’action stratégique. Ce qui vous permet d’obtenir le meilleur résultat, en utilisant les ressources de manière adéquate.
